El pasado miércoles 15 de enero de 2014 tuvo lugar el I Foro de Productividad de la Asociación de Antiguos Alumnos de la UPV. Este foro, integrado en la Coordenada Organización, está coordinado por Luis Rodríguez Menéndez, líder de la misma. Esta primera edición del Foro se ha centrado en la metodología 5S, por ser una base y normalmente un punto de partida sobre la que implantar otras mejoras.
En esta entrevista, el propio Luis nos cuenta cómo surge la iniciativa del foro, su metodología y hace una pequeña introducción sobre lo que son las 5S.
Durante la jornada, tras unos vídeos iniciales comparando situaciones poco apropiadas con otras más deseables en empresas de varios sectores, y tras la presentación de los participantes, Luis realizó una presentación del tema, repasando tanto la filosofía como cada una de las 5S y su implementación. Durante la misma fueron surgiendo las aportaciones de los asistentes en relación con cada una de las 5S, no solamente centradas en empresas fabriles, en las que suele ser habitual la aplicación de estas metodologías, sino también en otros sectores como son los servicios de emergencias del cuerpo de bomberos o el sector sanitario.
Posteriormente se abrió el debate en torno a los aspectos clave de la implantación de esta filosofía, del que se pueden extraer las siguientes conclusiones o claves:
- Planificación. Un proyecto de implantación de 5S debe estar bien planificado, estableciendo metas concretas en cada apartado, las personas responsables, los medios y recursos de apoyo, etc.
- Compromiso de la dirección, los directivos deben estar implicados y participar de alguna manera en el proyecto. Fundamental para lograr esto que en la/s reunión/es previas con la dirección se planteen metas en cuanto a beneficios económicos de la reducción de costes asociados a la reducción de tiempo y/o recursos que proporcionará la implantación de 5S. Estas metas pueden ser reflejarse también en mejoras de calidad y de seguridad, pero en cualquier caso, tienen que ser medibles y hay que cuantificarlas. El avance del proyecto dependerá de la toma de decisiones y esa toma de decisiones será notoriamente más ágil con datos objetivables.
- Empezar por una sección, área o departamento en la empresa que nos garantice el éxito. Es muy conveniente realizar una experiencia piloto exitosa, que nos permita introducir la metodología en el resto de la empresa habiendo demostrado de antemano su efectividad y resultados, antes que lanzarnos a implementarlo en toda la empresa. Como destaca el coordinador del Foro, lo ideal es llegar al punto en que el resto de responsables te empiezan a preguntar “Y nosotros ¿cuándo?”. Para esta experiencia piloto es importante seleccionar un área de la empresa que se vea, que sea fácilmente visible para toda la empresa, cuyo personal y responsable sepamos de antemano que van a estar más predispuestos a la introducción de la metodología.
- Implicación del personal. Las 5S puede tener principios muy simples, pero tiene que ser ejecutada por las personas que trabajan en la empresa, sin su implicación fracasará, y para conseguirla, además de hacer palpables los beneficios, es fundamental la participación del personal de la empresa. Para ello, será clave que colaboren en la identificación de posibles mejoras de su puesto de trabajo. Si la implantación se convierte en un “ordeno y mando” solo se ejecutará cuando se den órdenes.
- Revisión y seguimiento. El sistema debe contar con un proceso de revisión continuo y los nuevos criterios deben evaluarse. La nueva forma de hacer las cosas debe formar parte del trabajo.
- Lectura visual. Según comenta Luis “la fábrica debe leerse”, es decir, un simple paseo por la misma debe dar la información suficiente de cómo van las cosas sin necesidad de leer un informe. Esto es posible gracias a la utilización de indicadores visuales que facilitan y agilizan la información.
Además también se identificaron las principales causas de fracaso en la implantación de la metodología, como pueden ser, entre otros:
- No enfocar adecuadamente el cambio de cultura. Si en la empresa no se han implantado metodologías similares anteriormente, deberemos asumir que será más necesario realizar un cambio de cultura y demostrar que se pueden hacer las cosas de otra manera, incluyendo el orden y la limpieza en las funciones habituales de los empleados.
- No prever posibles roces internos, derivados de las exigencias de tiempo del área comercial y la necesidad de producción de invertir, al principio, más tiempo en la implantación del sistema. Esto puede llevar a la dirección a no tomar las decisiones oportunas para la implantación. Frente a esta situación será clave haber definido y cuantificado claramente los beneficios, de manera que, como indicó Luis, “con datos objetivables, la toma de decisiones es clara para la dirección”.
