La era de las herramientas colaborativas

Internet no sólo ha revolucionado la forma en la que establecemos las relaciones, tanto las sociales como las profesionales, la forma en que compramos o incluso cómo consumimos cultura. También ha revolucionado profundamente la forma en la que trabajamos internamente, en equipo. Es la era de las herramientas colaborativas online.

 

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Trabajar en equipo siempre es complicado porque requiere mucha organización, mucha comunicación y espacios comunes en los que poder almacenar información importante y que actúen como punto de anclaje. Este tipo de necesidades siempre han supuesto un serio inconveniente para el trabajo colaborativo. Pero las ventajas que tiene el trabajo conjunto siempre han pesado más porque la inteligencia de un grupo bien engrasado es mucho mayor que la suma individual. Así que, el ingenio y la capacidad para establecer reglas y códigos de conducta eran la única tabla de salvación.

Ahora, además, la globalización es un hecho y los equipos híbridos, compuestos por miembros de diferentes compañías, con diferentes ubicaciones (distantes entre sí muchos kilómetros en ocasiones) y con diferentes husos horarios, son cada vez más frecuentes haciendo que las tareas de gestión se tornen cada vez más pesadas, complejas y plagadas de conflictos.

Justo eso es lo que debió sufrir 37signals, una empresa de diseño web localizada en California, cuando contrató los servicios de un joven y excelente técnico danés residente en Copenhague para ayudarles en sus proyectos; un pequeño infierno de desajustes horarios y miles de kilómetros. Esta unión sin embargo alumbró por necesidad en 2004 una herramienta de gestión online de proyectos, Basecamp. Hacer Basecamp operó en 37signals una profunda transformación, convirtiendo la pequeña agencia en uno de los más populares fabricantes de herramientas colaborativas online con cerca de 285.000 empresas y más de 2.000.000 de proyectos en su porfolio. ¿Cual es el secreto de Basecamp? algo muy sencillo, es fácil de utilizar, intuitivo y se centra en la conversación más que en la planificación, algo que entienden de modo natural tanto los gestores de proyectos como los clientes.

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Intentar gestionar proyectos con el correo electrónico, una de las primeras herramientas de comunicación que vino en nuestra ayuda y aparece como el primer aliado es en realidad caer en manos de un falso amigo. El correo electrónico es una fuente de información desestructurada y de comunicaciones cruzadas, parciales o accidentadas. Tanto que hasta las nuevas tendencias en el campo de la productividad empiezan a señalar el correo electrónico como una de los principales devoradores de tiempo y generadores de ineficiencia.

Hay un sencillo ejemplo que ilustra esto con claridad: imaginemos un grupo de amigos que juega al baloncesto cada semana (en realidad un supergrupo porque convoca a muchos interesados para tener suficiente convocatoria para cada partido a pesar de obligaciones laborales, familiares y de toda índole). El grupo se organiza cada semana con una convocatoria de correo electrónico que envía el organizador cada lunes y a la que responde cada jugador apuntándose por orden hasta cubrir las 14 plazas disponibles. Pues bien, el número de correos de control para reajustar la lista rondaría, de media, entre el 20% y el 40% de los enviados cada semana. Es sistemático que varios jugadores contesten a la vez para, por ejemplo, apuntarse en el quinto puesto y que los correos se crucen teniendo en realidad 10 personas confirmadas, tres de las cuales piensan que tienen asignada la plaza quinta y generando la percepción de que hay 6 plazas libres cuando sólo hay 4. El coordinador y algún bienintencionado jugador seguro que se dedican a reconducir sistemáticamente la conversación para que la foto sea la adecuada: reordenan la lista, difunden las plazas libres y avisan a los que, si ha sucedido, se hayan quedado fuera pensando que estaban dentro. Se trata de un sistema que no solo es ineficiente, sino ineficaz. Esa misma gestión, organizada con una sencilla solución como un hoja de cálculo compartida (de Google, por ejemplo) cambiaría radicalmente pues la aplicación utilizada sería la responsable de evitar que dos personas escribieran a la vez en una misma celda del documento.

[Img #4137]Los que han organizado reuniones con el correo electrónico ya saben cómo funciona, y también saben que su vida es mucho mejor desde que existe Doodle.

Afortunadamente la revolución tecnológica avanza rápidamente y en la actualidad, al albur de la web 2.0, contamos con un sinfín de herramientas online para trabajar en equipo de un modo eficaz, eficiente y, sobre todo, muy ajustado a las necesidades concretas de cada faceta de la empresa. Hay herramientas colaborativas para gestionar proyectos (como Basecamp que comentaba anteriormente), la actividad comercial, todas y cada una de las facetas administrativas y operativas y hasta los regalos de cumpleaños para los compañeros. Pero lo más revolucionario, lo que está cambiando más profundamente las empresas, es la gestión de la conversación, lo que se ha dado en llamar “redes sociales corporativas”.

Las empresas de desarrollo de software colaborativo están en plena efervescencia trabajando en tres potentes líneas: conversación, productividad y gamificación. Dejando aparte la gamificación, sólo con la unión de conversación y productividad se dispone de suficientes aplicaciones para una pyme o un departamento de una gran empresa y gestionar, por ejemplo: la conversación, informal pero estructurada y con el uso de grupos, repositorios compartidos de información, menciones directas e incluso mensajería instantánea privada. La gestión de gastos (incluso capturándolos en itinerancia), la facturación a clientes y el flujo de caja. Todo ello orientado a una gestión eficiente y compartida, con diferentes usuarios y diferentes roles.

La gestión comercial, el pipeline de ventas y hasta el reporting para la estrategia comercial, elaborado al instante a partir de diferentes fuentes conectadas. La gestión del proyecto incluso involucrando al cliente. Un único punto de información común y compartido que, sin embargo, no tiene por qué renunciar a la privacidad del equipo de gestión. La organización de tareas y calendarios compartidos, contemplando la asignación de tareas, alertas, definición de diferentes roles de usuario, etc. Y lo mejor, a muy bajo coste (o incluso gratis) y en la nube, es decir, perfectamente accesible en cualquier momento y lugar y desde cualquier dispositivo, sobremesa, tableta o smartphone.

En definitiva, si damos por bueno que una empresa es un conjunto de procesos, reglas, conocimiento específico y cultura corporativa, ahora también podemos dar por seguro que disponemos de herramientas online para organizar, gestionar y almacenar todo lo relacionado con cada uno de esos apartados. Y, además, hacerlo aumentando la eficacia, la eficiencia y, por lo tanto, reduciendo costes y mejorando la productividad.

Hacer que los equipos, hasta los distribuidos geográficamente y con diferentes usos horarios, puedan trabajar mejor, más rápidamente y yendo de la mano de los clientes ya no es una utopía, sólo hay que darse un paseo por el bosque de las herramientas colaborativas en la empresa.