La gestión del conocimiento (II): las TICS

En el seno de las organizaciones una buena parte de los fallos que se producen proceden de una falta de comunicación y retroalimentación entre los diferentes departamentos y/o profesionales. Para minimizarlos, surge la gestión del conocimiento como mecanismo para expandir la información relevante por toda la compañía.

La gestión del conocimiento en las empresas utiliza la información existente sobre productos, procesos, mercados, clientes, empleados, proveedores y su entorno con el fin de conseguir una compañía más competitiva.

Por lo que, gestionar el conocimiento es importante para una organización porque ayuda a fortalecer la estructura de la empresa, ya que si fluye y se transmite de forma correcta ayudará a traer mejoras en los procesos y se verá reflejado en el producto o servicio que ofrece la compañía. La información, así como las habilidades que son útiles para las actividades vitales de la empresa son transmitidas aumentando la posibilidad de crear nuevos conocimientos que derivan en nuevas aplicaciones, mejoras a los procesos así como una nueva forma de hacer las actividades de la empresa para obtener nuevas oportunidades.

Herramientas para compartir el conocimiento: las TICS

Para la adopción o desarrollo de herramientas tecnológicas que den apoyo a un programa de gestión del conocimiento, se requiere realizar un análisis tecnológico en la organización, para determinar e identificar aquellas tecnologías que cumplan las necesidades establecidas.

En un programa de gestión del conocimiento, el papel de las TICS es ser herramientas de apoyo a la capacidad humana, que ayudarán a optimizar todos los procesos definidos en un programa de gestión del conocimiento, pero se debe comprender que en sí mismas las TICS no son gestión del conocimiento.

Las TICs ayudan a optimizar todos los procesos definidos en un programa de gestión del conocimiento, pero en sí mismas las TICS no son gestión del conocimiento.

El conocimiento no circulará necesariamente a lo largo de la empresa sólo porque la tecnología se encuentre disponible, sino que será el talento y la capacidad de las personas las que utilizarán estas herramientas para la creación y difusión del conocimiento. La obtención de beneficios por el empleo de tecnologías de la información en contextos de gestión del conocimiento precisa de procesos, políticas, reglas o hábitos donde las acciones de compartir y colaborar ocupen un lugar central en todo el programa de gestión del conocimiento. Es decir, la cultura empresarial cuanto más orientada esté a compartir conocimiento, más efectivo será el uso de las TICS en estos procesos.

La gran cantidad de información existente en las empresas, precisa de una buena gestión, de lo contrario se provoca desinformación. Además, para compartir y crear una espiral de conocimiento es preciso disponer de espacios que faciliten el intercambio y el flujo de ideas, dudas, experiencias, inquietudes o conocimiento, para el buen desempeño de la práctica profesional, independientemente de la ubicación de cada empleado.

Para obtener la información necesaria en el momento preciso, agilizar la comunicación o para potenciar el trabajo en equipo, son importantes para la implantación de un proyecto de gestión del conocimiento disponer de herramientas y tecnología adecuada.

Slack

Empresas como HBO, Ebay, Universal y la NASA, ya utilizan Slack, desbancando los mails corporativos.

Slack, es una aplicación de comunicaciones en tiempo real pensada para cualquier tipo de empresa sin importar su tamaño. Funciona como una red social donde los empleados van compartiendo lo que estiman oportuno en cada canal, al estilo de Twitter o Facebook. La novedad de esta herramienta es que permite crear canales públicos, privados y enviar mensajes privados a los miembros de tu equipo.

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Además, la aplicación permite lanzar búsquedas en los diferentes canales para encontrar lo que buscas entre lo que ya ha sido compartido por los miembros de tu equipo. Es decir, puedes acceder a un histórico de archivos y conversaciones a golpe de clic y palabras clave evitándo los tiempos de espera cuando necesitas acceder a una información o archivo del que dispone otro miembro de tu equipo, y al mismo tiempo reduce la necesidad de reuniones diarias, por lo que además resulta una herramienta aliada para el progreso en la gestión del tiempo.

Slack te permite tener todo lo que necesitas para trabajar en equipo en una sola aplicación. Dentro de Slack puedes compartir y adjuntar cualquier tipo de archivo, enviar links, enviar emails, contestar mensajes de forma individual o en conversaciones grupales y, lo mejor de todo, tiene integración con aplicaciones de terceros como Dropbox, Google+, Asana,  Hangouts, Twitter y Zendesk.

Esto hace de Slack una gran herramienta para compartir el conocimiento ayudando a crear un auténtico centro de conocimiento para la organización, mejorando la productividad personal al facilitar:

  • las comunicaciones en tiempo real
  • compartir archivos, fotos y documentos.
  • el acceso al historial de documentos compartidos y conversaciones.
  • la reducción del uso de email.

Slack es una aplicación enfocada al mundo empresarial y tiene como finalidad hacer los procesos mucho más fáciles y transparentes. La herramienta se mantiene en constante actualización por lo que el número de funciones y aplicaciones va creciendo con el tiempo.

 

Confluence

Confluence es una herramienta de colaboración diseñada para compartir, crear, y almacenar documentos que facilita el trabajar en equipo.

Al igual que Slack permite crear múltiples canales para los distintos departamentos de la empresa, donde trabajar de forma centralizada. Aportando así estructura y organización para que les sea más fácil a los usuarios encontrar la información y colaborar.

Tiene dos versiones: una auto-alojada y otra en la nube. Eso significa que también se puede integrar en los servidores.

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Yammer

Más que una red social Yammer es una “intranet social” y también ofrece una versión gratuita.

Puesto que es de Microsoft, en sus versiones avanzadas permite su integración con SharePoint la famosa solución de Microsoft para construir Intranets de conocimiento para organizaciones.

Yammer al igual que Slack impulsa la productividad de todos los miembros de un equipo a través de la colaboración.

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Algunos de los beneficios que puedes encontrar con Yammer son:

  • comunicación en tiempo real, fluida y espontánea.
  • reducción de la cantidad de correos electrónicos a enviar y leer.
  • aumento de la productividad y la satisfacción de los empleados.
  • reducción del número de reuniones.
  • fomento de la colaboración entre empleados.
  • mejora de la cohesión de los equipos.

En definitiva, permite poner en práctica la gestión del conocimiento y consolidarlo dentro de tu organización.

A pesar de sus múltiples beneficios la principal diferencia con Slack o Confluence es una mayor dificultad para integrarse con el resto de las aplicaciones de la empresa.

Estos son algunos ejemplos de herramientas para compartir el conocimiento en la organización.

Para llevar a cabo una óptima gestión del conocimiento las empresas tienen a su disposición multitud de herramientas que transfieren el conocimiento dentro de la organización como internet, la Intranet, conferencias web, cursos en línea, bancos de datos, centros de documentación, sesiones grupales, reuniones de departamentos, grupos de experiencia…entre muchas otras que están al servicio de las necesidades de cada compañía. Quizás el mayor reto para cualquier empresa sea elegir aquella solución que mejor se adapte a sus necesidades.

Beneficios de la gestión del conocimiento

La gestión del conocimiento reporta a las organizaciones los siguientes beneficios:

Para la organización:

  • Difunde las mejores prácticas en la empresa en cuanto a la optimización de transferencia del conocimiento generado en la compañía.
  • Ayuda a conducir la estrategia o identificar nuevas estrategias de experimentación y solución a los problemas.
  • Mejora la inserción de conocimiento en los productos y servicios elaborados para los clientes
  • Facilita la creación de nuevas ideas aumentando las oportunidades para la innovación.
  • Facilita a las organizaciones el estar por delante de su competencia.
  • Construye una memoria organizacional.
  • Aumenta la eficacia de la organización y, en concecuencia contribuye a mejorar la productividad global.

Para los equipos de trabajo

  • Contribuye al desarrollo de habilidades profesionales y en consecuencia a reducir el número de fallos cometidos en la empresa.
  • Facilita la colaboración y el networking en la empresa.
  • Desarrolla un leguaje común y un código ético entre los profesionales.
  • Promociona el intercambio de conocimiento que se convierte en competencias corporativas y ventajas competitivas que maximizan los resultados empresariales.

Para las personas

  • Contribuye a un aprendizaje más rápido y al aprovechamiento de la experiencia para mejorar el desempeño individual y corporativo.
  • Aumenta el potencial de los empleados como motor de la innovación optimizando la eficiencia en la toma de decisiones y resolución de problemas.
  • Ayuda a las personas a mantenerse actualizadas en su campo de conocimiento.
  • Crea un sentido de comunidad entre las personas y la organización.

El conocimiento es un activo de la empresa que si no se comparte puede llegar a desaparecer. Por ello es necesario que la organización gestione el conocimiento para que este permanezca, se trasmita y sobre todo crezca con el tiempo.

El conocimiento es un activo de la empresa que si no se comparte puede llegar a desaparecer

Para una empresa, es de vital importancia que haya un flujo constante de intercambio de conocimientos y habilidades entre personas y departamentos, que el “saber hacer” no permanezca en compartimentos estancos. Y para lograr que se produzca esta corriente continua es imprescindible implantar un sistema de gestión de conocimiento adecuado, que la empresa se convierta en una organización que aprende cada día de sus aciertos, de sus errores y de sus experiencias.

Tanto para las grandes, pequeñas como medianas empresas, es fundamental implementar estrategias y herramientas a su alcance para lograr una gestión eficiente del conocimiento que poseen para fortalecerse y convertir el conocimiento que posee una organización en una potente fuente de ventaja competitiva.

Una corporación es como un árbol: hay una parte visible (las frutas) y otra parte oculta (las raíces). Si solamente te preocupas por recoger las frutas, el árbol puede morir. Para que el árbol crezca y continúe dando frutos, las raíces deben estar sanas y nutridas. Esto es válido para las empresas: si solo nos preocupamos de los resultados financieros e ignoramos los valores escondidos, la empresa no sobrevivirá en el largo plazo.

Leig Edvinsson (director de capital intelectual de Skandia).

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