¿Sabes qué es la sobrecarga colaborativa y cómo evitarla?

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teamworkSaber trabajar en equipo, ser capaz de colaborar y sumar, es una de las soft skills más demandadas por las empresas. Así se deduce del informe Global Recruiting Trends 2018 elaborado por LinkedIn, red social profesional por excelencia. Las cuatro cualidades (no relacionadas con el conocimiento en sí para desempeñar un puesto) más demandadas, según el citado informe, son:

  • Liderazgo. Tener la capacidad de dirigir e inspirar a los compañeros, tener una visión estratégica, ser proactivo, etc.
  • Comunicación. Saber interactuar con el resto de compañeros, practicar la escucha activa, saber influenciar y motivar a otros, ser capaces de transmitir y encajar feedback.
  • Gestión del tiempo. Ser capaz de organizarse y planificar de forma eficiente y coherente el tiempo.
  • COLABORACION. Los resultados de un equipo de alto rendimiento son mejores que la suma de las aportaciones individuales de sus miembros, lo que convierte a la capacidad para trabajar en equipo y colaborar en la estrella de las soft skills.

Además, si profundizamos en las otras tres cualidades más demandadas, nos daremos cuenta de que todas ellas son necesarias para poder colaborar y trabajar en equipo de forma eficaz. Todo equipo precisa que haya entre sus miembros una buena comunicación, que todos tiren del carro y sean proactivos y que sepan gestionar su tiempo para no descuidar sus quehaceres “individuales”.

Este último punto es el gran riesgo del boom de la colaboración en las empresas. Cada vez son más las empresas que tratan de potenciar el trabajo en equipo y las colaboraciones y eso ha provocado que la jornada laboral de los profesionales se vea salpicada de reuniones, emails, llamadas, propuestas de colaboración, etc.

Además, una investigación llevada a cabo por Harvard Business Review en más de 300 empresas demuestra que la distribución del trabajo colaborativo, a menudo, está claramente desequilibrada. En la mayoría de los casos, entre el 20 % y el 35 % de las colaboraciones con valor añadido vienen de tan solo entre un 3 % y un 5 % de los trabajadores de la empresa.

No es de extrañar entonces que el rendimiento de estos trabajadores, generalmente los mejores, se vea seriamente afectado.  Ante las numerosas colaboraciones abiertas muchos de ellos se ven en la obligación de tener que alargar sus jornadas o llevarse trabajo a casa para llegar a todo lo que puede generar estrés, desgaste, desmotivación, bajada de rendimiento o deseo de cambiar de empleo. Es lo que se ha denominado “sobrecarga colaborativa”.

Ante las numerosas colaboraciones abiertas muchos profesionales en la obligación de tener que alargar sus jornadas o llevarse trabajo a casa para llegar a todo lo que puede generar estrés, desgaste, desmotivación, bajada de rendimiento o deseo de cambiar de empleo

¿Cómo incorporar la colaboración en nuestra empresa sin caer en la sobrecarga colaborativa?

En primer lugar, es importante distinguir entre los tres tipos de “recursos” que un trabajador invierte cuando colabora con otros:

  • Recursos informativos. Es decir, sus conocimientos y habilidades, su experiencia. Este tipo de recurso es susceptible de ser “almacenado” y “transmitido”.
  • Recursos sociales. Los contactos y la posición dentro del grupo del individuo. Con este recurso se puede ayudar a que todo fluya.
  • Recursos personales. Básicamente el tiempo y la motivación (las ganas) de los profesionales por ayudar y colaborar con otros.

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Los dos primeros recursos, el informativo y el social, pero especialmente el primero, pueden compartirse sin un “desgaste” por parte del colaborador principal, pero el último de ellos resulta mucho más crítico. Cada vez que pedimos a un colaborador que participe, opine, elabore informes, valide decisiones, etc. en una colaboración, le estamos quitando parte de su tiempo y de su energía, recursos que necesita para su trabajo individual.

Para tratar de que esto no suceda y que los mejores y más proactivos profesionales de las empresas acaben quemados, recogemos a continuación una serie de consejos:

  • Es importante rotar los roles y funciones de los miembros de los equipos, hay que distribuir las responsabilidades y tareas en cada proyecto en función de sus habilidades y su disponibilidad.
  • Los profesionales más solicitados deben aprender a filtrar y priorizar solicitudes de colaboración. Para ello, tienen que sentirse empoderados como para decir no y ser capaces de delegar o recomendar a otros posibles colaboradores que les puedan suplir.
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Aprender a decir que no y a delegar es fundamental
  • El empoderamiento debe ir más allá y los profesionales de una empresa deben sentirse capaces y cómodos tomando decisiones (en sus respectivas competencias y grados) sin necesidad de recurrir constantemente a terceros, generalmente superiores.
  • Tener un protocolo claro de solicitud de colaboraciones también puede resultar de gran ayuda. Muchas veces recurrimos a las reuniones cuando una llamada o un correo o una simple consulta a una base de datos compartida nos hubiese bastado para solucionar nuestra duda.
  • La tecnología y el espacio físico pueden ser una barrera o ser nuestros aliados. Herramientas como Trello, Slack o Basecamp, así como las videoconferencias o la creación de documentos de trabajo compartidos en la nube pueden resultar de gran ayuda. Así mismo es importante repensar la ubicación de las mesas de trabajo, de los profesionales y la disposición de las oficinas en general.
  • Planificar un sistema de reconocimientos y recompensas a aquellos equipos que colaboren y a aquellos profesionales puede ser una buena idea. Ofrecer formación, coaching o mentoring en temas de su interés puede revertir en beneficios para todos.
  • Estar atentos a los cuellos de botella. Documentar los procesos y las personas implicadas en ellos, prestando especial atención a los tiempos de implementación de cada hito, nos puede ayudar a determinar qué piezas del engranaje están más saturadas.

Y, como bonus, os dejamos con este interesante artículo que habla sobre el Armeetingeddon, o como Dropbox se deshizo de las reuniones innecesarias que estaban minando la productividad de su equipo en pos de la colaboración y que es uno de los principales problemas a los que se enfrentan las empresas que buscan potenciar la colaboración entre sus profesionales.

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